業務として何らかのプロジェクトを実行するためには、効率的なプロジェクト管理が必要です。プロジェクト管理のためのツールとしては、エクセルを使っているという企業がまだまだ多いでしょう。

しかし、プロジェクトに関わる人数が多かったり、社外のスタッフが参加したりするような複雑なプロジェクトをスムーズに管理するためには、エクセルだけでは不十分です。よりプロジェクト管理に適した専用ツールが必要になります。

ここでは、エクセルとプロジェクト管理ツールによるプロジェクト管理の違いを説明します。

 

 

Metabo - Cordless DrillDrivers 18V DrllDriver: 469-Bs18Ltx - 18v drlldriver【並行輸入品】プロジェクト管理にはエクセルか専用ツールを使うことが多い

複数人のチームで行うプロジェクトの進行を管理し、タスクの漏れやスケジュールの遅れなくスムーズに進めるためには、デジタルツールが必須です。以前はプロジェクト管理をアナログで行っていた企業もありましたが、現在はアナログで管理している企業はほとんどありません。

多くの企業では、プロジェクト管理やタスク管理には次のどちらかを使っています。

６０Ｈｚ　西日本用　テトラ　ＵＶ殺菌灯６０　ＵＶ－６０　水中ポンプ＋配管セット　 関東当日便
▶プロジェクト管理専用に作成されたツール

どちらにしても、メリットもデメリットもあります。

 

ナハトマン 食器 |Nachatmann／ナハトマン スフィア ボウル25cm×12枚 12749エクセルでのプロジェクト管理とは

エクセルでプロジェクト管理を行うときは、既存のテンプレートを利用するか、社内でテンプレートやシステムを作成して利用します。

既成のテンプレートでは、Microsoftが公式サイトで配布しているものや、市販のエクセル用テンプレートを利用することが多いです。自社に合ったものを選ぶことができれば快適に使えるでしょう。

社内でテンプレートやシステムを作成する場合は、マクロやVBAを使って自社に合わせたものを作成します。この場合は業務やエクセルについての知識やスキルが必要です。

①エクセルでのプロジェクト管理を行うメリット

エクセルでプロジェクト管理を行う場合、次のようなメリットがあります。

▶多くの企業ですでに購入・インストールされており、あらためて購入する費用や手間は不要
▶スキルがあれば、自社に合わせて自由にカスタマイズしたシステムやテンプレートが作れる
▶有料・無料を問わず、既存のテンプレートが多く存在する
▶社員の多くが操作に慣れていて、教育は最低限で済み、導入しやすい

Polaris Hi/Lo/Mode Handlebar Switch, Genuine OEM Part 4010591, Qty 1好評販売中爽健美茶 ６００ｍＬ×４８本

エクセルでプロジェクト管理を行う場合には、次のようなデメリットもあります。

▶一度設定したスケジュールを変更・修正する作業が煩雑で面倒
▶生成されるガントチャートも単純なものが多く、複雑なものは作りにくい
▶タスクの順序や関係、優先順位などを設定しにくい
▶データが増えると動作が重くなる
▶1つのファイルを同時に複数の人数で編集するのが難しいため、自分の担当分をこまめに更新するという操作がしにくい。そのため、進捗報告や情報共有が遅れがちになる
▶画面の狭いモバイル機器からの閲覧・更新がしにくい
東洋印刷 タックフォームラベル 15x10インチ 9面 500折 MT15Y
▶使用しているVBAやマクロによっては、エクセルのバージョンアップによって動かなくなる
▶複数人で更新すると、ファイルが分断されてしまう
▶最新の情報がどれなのかわからなくなる
▶端末保存している場合、最新の情報は自端末でしか見られない
▶進捗状況の確認を行う手間がかかる
スヌーピー キャンバスパネル リップス I000008 壁紙 装飾フィルム【同梱不可】[▲][AB]

 

Bosch CLPK251-181 18V 2 Tool Combo Kit with 14" and 12" Socket Ready Impact Driver and 12" Hammer DrillDriver, Blue with 2.0 AH battery【 電気ドリル

プロジェクト管理に専用ツールを使う方法もあります。プロジェクト管理ツールとは、日程や工程、参加メンバーごとのタスク、進捗状況などを一元管理できるツールのことです。プロジェクト管理に特化しており、高機能なガントチャート、複数のプロジェクトの並行管理など、さまざまな機能があります。

お肉の焼漬 6点 セット 惣菜 肉料理 化粧箱入り 冷蔵 豚肉 おかず 調理済み 新潟県産 豚肩ロース 越の鶏 新潟小川屋

日本緑十字社 ラインテープ（ガードテープ）屋内用 幅50mm×長さ100m（イエロー/ブラック）1巻 148062 【返品種別B】

DPA 4099-DC-1-199-S 楽器用 高感度マイクロホン サックス用マイクセット

▶複数のプロジェクトを一元的かつ横断的に管理し、俯瞰的な視点で見ることができる
▶1つのデータベースを複数のメンバーで同時更新することが可能で、情報共有もしやすい
BEHRINGER 1002FX XENYX アナログミキサー
▶スケジュールやタスクの変更・修正・更新がしやすい
▶タスクごとの関連づけや優先順位づけができる
オーム LED小型シーリング【電気工事専用】 OHM LT-YK6AWL 【返品種別A】
▶プロジェクト終了後に、スケジュールやメンバーごとの作業など、さまざまな分析も行える

Bosch CLPK251-181 18V 2 Tool Combo Kit with 14" and 12" Socket Ready Impact Driver and 12" Hammer DrillDriver, Blue with 2.0 AH battery【 電気ドリル

専用ツールで管理する場合は、新しいツールを導入することになります。

▶ツールの導入には一定のコストがかかる
▶クラウドサービスを利用する場合は、毎月のランニングコストもかかる
▶これまで使っていなかったツールを導入するので、社員への導入教育が必要になる
▶ツールをスムーズに導入するためには、ルールづくりや導入をサポートする専任スタッフが必要になる

 

KHK 小原歯車 PSA2.5-32J18 PSA型 平歯車 Jシリーズ自社に合ったプロジェクト管理方法はエクセル？　それとも専用ツール？

自社にはエクセルとプロジェクト管理ツールのどちらが向いているかは、次のような要素で判断できます。

DEWALT 20V MAX XR Cordless Drill Combo Kit, Brushless, 5.0-Ah, 2-Tool (DCK299P2) & 20V MAX XR Reciprocating Saw, Compact, Tool Only (DCS367B)①エクセルが向いている場合

次のような場合は、使い慣れたエクセルでも不便を感じないでしょう。

ガードテープ 赤紫 50mm幅 20m GT－502RP テープ 日本製 （ フロアテープ 屋内 安全 区域 標示 粘着テープ 区画整理 線引き ライン引き ラインテープ 室内 床 対応 専用 安全用品 用品 グッズ ）
▶複数のプロジェクトを管理する必要がない場合
▶メンバーが少なく、管理者が状況を把握しやすい場合
▶社員が社内にいることが多く、モバイル端末からのアクセスが必要ない場合
▶あまりコストをかけたくない場合

②プロジェクト管理ツールが向いている場合

▶並行して複数のプロジェクトを進行している場合
▶大規模で複雑なプロジェクトを進行している場合
▶スケジュールやタスクなどで情報の修正・変更が多い場合
▶オフィスだけでなく、営業先やテレワークで社外からアクセスするメンバーがいる場合

複数のプロジェクトを混乱させずに進行し、全体像をつかみたいときは、プロジェクト管理ツールが便利です。

高機能な専用ツールを試用してみたら慣れないインターフェイスで不便を感じる、という理由でエクセルを使っている企業も多いでしょう。その場合は、エクセルのように直感的に使えるインターフェイスをもった専用ツールを試してみてはいかがでしょう。

 

ω東芝 オーディオ【TY-C160(P)】CDラジオ ピンクプロジェクトを効率的に管理したいなら、プロジェクト管理ツールを導入しよう

多くの企業で、一度はエクセルでのプロジェクト管理を考えたことがあるでしょう。エクセルなら社員も操作に慣れているので、使いやすいと思えるからです。しかし、実際にエクセルでプロジェクト管理を行ってみると、不便なところや機能不足を感じることもあります。そんな場合は、プロジェクト管理ツールがおすすめです。

共通摺合平栓 短形 16 【001770-16A】 研究 実験用品【同梱不可】【代引不可】[▲][TP]

プロジェクト管理ツールとしては、Project Boardがおすすめです。操作や入力はエクセルのように簡単ですが、専用ツールとしての高度な機能も備えています。それでいて、エクセルや一般的なプロジェクト管理ツールによくあるデメリットを踏まえた仕様となっているのも特徴です。クラウドサービスなので導入までの時間がかからず、初期コストも抑えることが可能です。30日間のトライアルが可能なので、じっくり試してみてください。